Als ich neulich mit einer Vertreterin einer NGO über Barcamps gesprochen habe, habe ich meine üblichen Punkte angeführt, was ein Barcamp ausmacht. Wissensvermittlung auf Augenhöhe. Keine Hierarchien. Tiefergehendes Vernetzen unter den Teilnehmerinnen usw. Ich habe auch über die Möglichkeiten gesprochen, wie sich Unternehmen einbringen können. Dass sie Räume zur Verfügung stellen können oder mit Geldspenden ein Barcamp unterstützen können. Oder dass sie das Catering übernehmen oder andere Sachspenden bereitstellen können. Aber meine Gesprächsteilnehmerin hatte eine andere Idee:
Wenn sie ein Barcamp veranstalten, haben sie viel weniger Organisationsaufwand.
Diesen Aspekt hatte ich bisher nicht auf meiner Liste. Aber sie hat mir erklärt, dass sie einmal im Jahr zu einem großen Event eine Konferenz veranstalten. Und dass sie nur ein kleines Organisationsteam sind und das Event nicht die Hauptaufgabe der NGO ist. Eigentlich beschäftigt sich das Team das ganze Jahr über mit anderen Themen und die Konferenz kommt zu den üblichen Aufgaben dazu. Viele Stunden und Räume mit Sprechern und Trainern und Workshopleitern zu füllen, ist eine Mammutaufgabe. Die Personen müssen angefragt werden und müssen ihre Themen benennen. Sie haben vielleicht Anforderungen an die Räume und die Technik. Der Tagesplan muss gefüllt werden. Wer kann wann? Wer braucht welchen Raum? Eventuell müssen Anreisen und Abholungen organisiert und vielleicht sogar finanziert werden. Je nachdem kommen noch Übernachtungen dazu. Das klingt nach sehr sehr viel finanziellem und organisatorischen Aufwand.
Wie einfach funktioniert die Tagesplanung dagegen bei einem Barcamp: Morgens trifft man sich mit allen Teilnehmerinnen und legt innerhalb von einer Stunde, manchmal auch weniger, den Tagesplan fest. Befüllt verschieden große Räume mit Themen und Personen, die sich um die betreffende Session kümmern möchten. Die Menschen sind alle schon da. Sind angereist, haben eine Unterkunft und ihr Thema mitgebracht oder ihre Frage. Wieviel Arbeit hier wegfällt, habe ich nie zuvor gesehen.
Dieses Argument werde ich jedenfalls demnächst immer mit anführen, wenn ich Werbung für Barcamps mache: Du hast viel weniger Organisationsaufwand als bei einer herkömmlichen Konferenz.